Дарья Щетинина

Создаю презентации для топ-менеджмента, изучаю все новое, много читаю. Без ума от своей собаки.
cover! white

Конспект по книге Брайан Моран и Майкл Леннингтон «12 недель в году». Часть 2

Первая часть конспекта тут
Другие статьи по теме планирования и управления собой по тегу GTD
Изображение: картина Виктора Васнецова «Богатыри» (1898)

Преднамеренный дисбаланс

Выражение «баланс» в жизни неправильно. Попытки достижения успеха сразу во всех областях жизни могут привести к моральному и физическому истощению.

«Правильный» баланс не имеет ничего общего с «равномерностью», скорее речь о создании преднамеренного дисбаланса: вы целенаправленно решаете, как и где вы потратите силы и время. Идея 12 недельного года предполагает фокусировку на нескольких важных областях каждые 12 недель.

При расстановке приоритетов следует учитывать, что любая из областей жизни может как давать силы, так и отнимать. Если работа означает стрессы, неизвестность и невозможность самореализации, то она неизбежно повлияет на вашу личную жизнь. А если она приносит хороший доход и нравится вам, то это придаст сил и положительно повлияет на остальные сферы.

Практики по разработке долгосрочного и 12-недельного планов

Эффективное планирование предполагает выполнение нескольких взаимосвязанных практик:

  1. формулировка ценностей;
  2. описание на основе ценностей видения;
  3. разработка стратегии достижения видения (постановка целей);
  4. разработка и реализация тактики достижения целей (еженедельные и ежедневные действия).

Очень важно понимать взаимосвязь всех практик. Если вы не сформулируете для себя ценности, будет сложно описать видение. Если нет четкого видения, то не над чем будет работать. А если видение есть, но нет плана, то это пустые мечты.

Описание практик я немного изменила по сравнению с книгой. Далее описано не по книге, а вариант, который я использую на практике.

Ценности

Самое действенное видение — то, которое гармонизирует ваши личные стремления с ожиданием профессионального успеха. Поэтому, прежде чем приступать к формулировке видения, сформулируйте ценности: наиболее важные для вас лично области жизни. Что для вас наиболее ценно? Что для вас важнее всего в физическом, духовном, ментальном, финансовом, профессиональном и личном планах?

Видение

Опишите свое лучшее будущее в каждой из областей. Подумайте обо всем, чего вам хотелось бы достичь, даже если это кажется неосуществимым или «не для вас». Какую личную жизнь вы бы хотели? Сколько свободного времени вам необходимо? Сколько вы хотели бы зарабатывать? Здесь нет правильного и неправильного. Это та жизнь, которую вы хотите прожить.

Для каждой из областей подберите людей, которые могли бы стать образцом для подражания. Это может быть родственник, коллега, известный писатель, бизнесмен, путешественник, или даже выдуманный герой.

Мечтайте по-крупному. Видение — желание лучшего будущего. Все важные успехи человечества — от медицины до технологий, от космических полетов до создания интернета — существовали вначале в форме мыслеобразов, а затем воплощались в жизнь. Видение будущего должно быть настолько блестящим, чтобы вы чувствовали себя как минимум не очень комфортно.

Когда вы представляете себе серьезные достижения, которые сильно отличаются от ваших прошлых результатов, то главным вопросом (который большинство людей и задает себе) может стать: «Как я это сделаю?» Слишком рано. Если бы вы знали ответ, то уже бы все давно сделали и жили именно так, как сейчас мечтаете. Вы снижаете планку, ориентируясь на «более реальные» цели, тем самым подавляете свои мечты. Чтобы «перейти на следующий уровень», необходимо отбросить все страхи.

После того, когда вы задумались о всех возможностях в вашей жизни, переходите к деталям. Чего вы хотели бы добиться в следующие три года, год, полугодие? Опишите как можно более подробно, какой великолепной будет ваша карьера и личная жизнь тогда, если считать сегодняшний день начальной точкой отсчета. Чем точнее вы опишете все детали на этом этапе, тем проще будет определить 12-недельные.

Цели

Сформулируйте цели, достижение которых важно в текущий период в тех областях, на которых Вы решили сфокусироваться. Учитесь отличать родные цели от навязанных. Родные цели заряжают энергией и дают счастье, навязанные цели не дают ничего, кроме ощущения бессмысленной гонки. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением.

Цель на 12 недель — мост между видением и 12-недельным планом. Она должна быть достижимой, иначе есть риск разочароваться в ней. Она не должна быть слишком простой. Небольшие цели не заставляют выкладываться на все сто, двигаться вперед и жертвовать собственным комфортом. Такая цель достижима, но при этом мы не реализуем свой потенциал.

Не стоит ставить много целей. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных. Для выбора малого количества ключевых направлений нужна смелость. Многие 12-недельные планы включают только 2—3 цели.

Тактика

Для каждой цели опишете тактические действия. Если вы имеете четкое представление о каждом действии, которое нужно выполнить, то вы тем самым готовите себя к успеху.

Для составления хорошего плана нужно время, и его выполнение потребует упорного труда.

Несмотря на уже не раз доказанную пользу планирования, далеко не всем нравится действовать по плану. Большинство хочет сразу приступить к делу. Это прекрасная черта характера, но она может стать преградой на пути к эффективности. Как ни странно, чем больше времени вы потратите на составление хорошего плана, тем меньше уйдет на выполнение самой задачи.

Еще одна причина, почему люди не работают по заранее составленному плану, звучит примерно так: «Я уже знаю, что необходимо сделать, и для этого мне не нужен план». Вроде звучит логично, но, к сожалению, всегда есть различие между знанием и действием. Например, многие хотят быть в хорошей физической форме, и большинство знает, что для этого необходимо выполнять физические упражнения и правильно питаться. Многие ли добиваются успеха в этом? Недостаточно просто знать. Наш мир не постоянен: всегда происходят неожиданные события, возникают препятствия, а жажда внутреннего комфорта пересиливает голос разума.

12-недельный план

Особенность 12-недельного плана — предельная сосредоточенность на нескольких самых важных действиях. Вы просто не сможете заниматься всем и сразу, потому что в 12-недельном году для этого недостаточно времени.

Не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий. Если вам кажется, что план становится громоздким, возможно, вы и правы. Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу: записывайте только стратегически важные действия. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями, которые неизбежно возникают каждый день.

Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий. В большинстве случаев такое огромное количество действий не только излишне, но и становится препятствием для выполнения задач. Очень полезно рассмотреть все возможные варианты действий, но не все необходимо выполнять. Попытки выполнить всё приводят к истощению личных ресурсов и оставляют ощущение усталости.

Читать подробнее о том, как отбирать дела, в которые стоит вкладывать время и энергию конспекте по книге Грега МакКеона «Эссенциализм»

Еженедельный план

Еженедельный план — производный от 12-недельного. Он не составляется каждую неделю в зависимости от ситуации. Он состоит из действий, предусмотренных общим планом, которые обязательно должны быть выполнены именно в течение недели.

Если вы все сделали, как было предусмотрено, то неделя прошла отлично, а если нет, вы ее потеряли. Такая прозрачность позволяет говорить не только о том, что ваш план — мощный инструмент.

Майк Тайсон однажды сказал, что у всех есть план до тех пор, пока они не пропустят удар в челюсть.

Скоординировать ежедневную работу помогает рефлексия. На это потребуется около 15 минут в начале каждой недели: оцените предыдущую неделю и скорректируйте план на будущую. При оценке своих действий вы сможете определить глубинные корни факторов, снижающих эффективность. Если вы не достигли запланированных результатов, то необходимо выяснить, стало ли это следствием неправильных действий или была ошибка в плане. Это большая разница , и единственный способ определения проблемы — дать оценку как действиям, так и результатам.

Каждодневные действия

Каждый день — это возможность активно действовать или стоять на месте.
Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы. Как только вы научитесь сверять все свои действия с планом, сразу почувствуете возросшую эффективность своей работы.

Если вы хотите эффективно работать и достичь своих целей с их помощью, вероятно, потребуется делать то, что для вас в новинку. Новые действия всегда находятся вне зоны комфорта. Легко определить необходимые действия для получения результата, но сложно их последовательно выполнять.

Независимо от того, есть ли у вас большое желание что-то делать или нет, продолжайте работать по плану. У Майкла Фелпса, олимпийского чемпиона, которому в мире мало равных, конечно же, были дни, когда он вообще не хотел близко подходить к бассейну или идти в спортзал. Но он продолжал тренировки.

В конце каждого дня потратьте несколько минут на то, чтобы оценить свой прогресс. Продвинулись ли вы или делали то, что не относится к вашей цели?

Реактивные и проактивные действия

Все происходит в контексте времени. Один из «кирпичиков» успеха — способность тратить время только на то, что действительно для нас важно. Ваши достижения в жизни напрямую связаны с использованием времени. У величайших людей в политике, культуре, искусстве, науке, религии и иных областях в сутках было не больше часов, чем у вас. Различие только в том, как они использовали свое время.

Жить можно двумя разными способами: реактивно или проактивно. Если вы всегда демонстрируете только реакцию — немедленный ответ на внешний раздражитель, — то растет риск ошибок, потому что основной движущей силой ваших действий становятся «входящие сигналы»: звонки, уведомления электронной почты, новые задания.

Исследование, проведенное Эриком Хорвицем из Microsoft Research и Шамси Икбалом из Университета Иллинойса, показало, что обычному сотруднику Microsoft требуется до 15 минут, чтобы вернуться в нормальное рабочее состояние после воздействия раздражителей, в том числе электронной почты и сервисов мгновенных сообщений.

Кто-то стучит в дверь, вы быстро собираетесь и уходите. В такие моменты очень сложно определить, насколько ценны ваши действия. Имея план, не нужно полагаться на «входящие сигналы», чтобы начать действовать. Вы заранее выбираете что важно — это называется проактивным действием.

Приношу извинения за вертикальность — совсем не планировала что-либо монтировать или публиковать. Это видео автоматически создано сервисом Google Photo из видео и фотографий с телефона, которые делала исключительно на память в личную библиотеку. Получилось вполне себе ничего.

Учитывая, что я не потратила ни минуты времени, решила сохранить, как есть. На память :-)

Последнее время часто отвечаю на вопрос «с чего начинать учиться делать презентации?». Решила описать свой опыт в нескольких статьях. Это первая.

На фото — одна из моих книжных полок с литературой по теме.

Итак

Я бы разделила ремесло создания презентаций на три крупных блока:

  1. Владение инструментом,
  2. Навыки визуализации данных (работа с информацией, обработка контента),
  3. Понимание дизайна.

В этом посте расскажу про инструменты, а в следующих про остальное.

Инструменты

Согласно идее MVP, которой я последнее время стараюсь придерживаться во всем, изучать ремесло создания презентаций я бы начала именно с инструментов. Эти навыки можно совершенствовать небольшими шажками, по 15 минут каждый день и сразу вкручивать новое в практику.

MVP (Minimum Viable Product, Минимальный Жизнеспособный Продукт) — упрощенная версия проекта, содержащая только критически важные функции

Редакторы презентаций

Самые популярные и востребованные инструменты для создания презентаций — это Microsoft PowerPoint (для Windows) и iWork Keynote (для Mac). Есть еще такие онлайновые тулы, как Prezi, Sliderocket, Slides и другие, но они менее востребованы.

Keynote считается более «дизайнерским» или «модным», но больше людей работают на  Windows. При этом большинство заказчиков хотят иметь возможность редактировать готовые презентации, а созданные на Mac (даже в PowerPoint), на  Windows не всегда отображаются корректно.

Я владею и PowerPoint, и Keynote, но последние лет 5 работаю в основном в PowerPoint. Если раньше он и дизайнами, и функционалом, значительно уступал Keynote, то сейчас это не так.

В интернете модно ругать PowerPoint за плохие слайды, но я с этим не согласна. Списывать проблемы плохих презентаций на PowerPoint — все равно, что упрекать Microsoft Word в скверных текстах и ругать Outlook за убогие электронные письма.

Фраза не моя, но я полностью с ней согласна. К сожалению, уже не помню, где прочла, а найти не смогла.

Как изучать PowerPoint:

Много полезных видео есть на YouTube, например, на канале esprezo. У Microsoft достаточно неплохая справка, для начала изучения самое то.

Из книжек мне нравятся серии:

Мои советы по эффективной работе в PowerPoint собраны по тегу «PowerPoint».

Обработка изображений

Для обработки изображений я использую Adobe Illustrator (векторы) и Photoshop (растры). Вместо Photoshop сейчас чаще использую Gimp, так сложилось. Вполне можно начать с изучения этой программы. Она, в отличие от Adobe, бесплатна (в том числе для коммерческого использования), а функционала для задач презентаций хватает более чем.

Что изучать по графическим редакторам:

Adobe Illustrator и Photoshop я сама учила по книгам официального учебного курса:

Из курсов, мне очень нравится, как дают их в Profileschool — занимаюсь сама с огромным удовольствием. Еще много полезных онлайн уроков по Adobe Illustrator на helpx.adobe.com

Про изучение Gimp, к сожалению, ничего конкретного посоветовать не могу. Книги и уроки, по которым училась я, уже устарели. Поиск через Google выдает много результатов с неплохими уроками и учебными материалами.

Что еще полезно знать

Другие рекомендуемые мною инструменты, из тех, которые я использовала или использую. С них начинать не стоит, но в работе они либо нужны, либо очень полезны.

Ctrl + ↓ Ранее