Дарья Щетинина

Создаю презентации для топ-менеджмента, изучаю все новое, много читаю. Без ума от своей собаки.

Последнее время часто отвечаю на вопрос «с чего начинать учиться делать презентации?». Решила описать свой опыт в нескольких статьях. Это первая.

На фото — одна из моих книжных полок с литературой по теме.

Итак

Я бы разделила ремесло создания презентаций на три крупных блока:

  1. Владение инструментом,
  2. Навыки визуализации данных (работа с информацией, обработка контента),
  3. Понимание дизайна.

В этом посте расскажу про инструменты, а в следующих про остальное.

Инструменты

Согласно идее MVP, которой я последнее время стараюсь придерживаться во всем, изучать ремесло создания презентаций я бы начала именно с инструментов. Эти навыки можно совершенствовать небольшими шажками, по 15 минут каждый день и сразу вкручивать новое в практику.

MVP (Minimum Viable Product, Минимальный Жизнеспособный Продукт) — упрощенная версия проекта, содержащая только критически важные функции

Редакторы презентаций

Самые популярные и востребованные инструменты для создания презентаций — это Microsoft PowerPoint (для Windows) и iWork Keynote (для Mac). Есть еще такие онлайновые тулы, как Prezi, Sliderocket, Slides и другие, но они менее востребованы.

Keynote считается более «дизайнерским» или «модным», но больше людей работают на  Windows. При этом большинство заказчиков хотят иметь возможность редактировать готовые презентации, а созданные на Mac (даже в PowerPoint), на  Windows не всегда отображаются корректно.

Я владею и PowerPoint, и Keynote, но последние лет 5 работаю в основном в PowerPoint. Если раньше он и дизайнами, и функционалом, значительно уступал Keynote, то сейчас это не так.

В интернете модно ругать PowerPoint за плохие слайды, но я с этим не согласна. Списывать проблемы плохих презентаций на PowerPoint — все равно, что упрекать Microsoft Word в скверных текстах и ругать Outlook за убогие электронные письма.

Фраза не моя, но я полностью с ней согласна. К сожалению, уже не помню, где прочла, а найти не смогла.

Как изучать PowerPoint:

Много полезных видео есть на YouTube, например, на канале esprezo. У Microsoft достаточно неплохая справка, для начала изучения самое то.

Из книжек мне нравятся серии:

Мои советы по эффективной работе в PowerPoint собраны по тегу «PowerPoint».

Обработка изображений

Для обработки изображений я использую Adobe Illustrator (векторы) и Photoshop (растры). Вместо Photoshop сейчас чаще использую Gimp, так сложилось. Вполне можно начать с изучения этой программы. Она, в отличие от Adobe, бесплатна (в том числе для коммерческого использования), а функционала для задач презентаций хватает более чем.

Что изучать по графическим редакторам:

Adobe Illustrator и Photoshop я сама учила по книгам официального учебного курса:

Из курсов, мне очень нравится, как дают их в Profileschool — занимаюсь сама с огромным удовольствием. Еще много полезных онлайн уроков по Adobe Illustrator на helpx.adobe.com

Про изучение Gimp, к сожалению, ничего конкретного посоветовать не могу. Книги и уроки, по которым училась я, уже устарели. Поиск через Google выдает много результатов с неплохими уроками и учебными материалами.

Что еще полезно знать

Другие рекомендуемые мною инструменты, из тех, которые я использовала или использую. С них начинать не стоит, но в работе они либо нужны, либо очень полезны.

cover! white

Конспект по книге Брайан Моран и Майкл Леннингтон «12 недель в году». Часть первая.

Изображение: Картина Сальвадора Дали «Постоянство памяти» (1931)

Вы не сможете создать репутацию на том, что вы собираетесь сделать
Генри Форд

Я использовала 12-недельние планы весь 2016 год. Не могу сказать, чтобы все прошло идеально: я ни разу не достигла всего, что запланировала. Но эффект однозначно есть: этот год я считаю куда продуктивнее предыдущего, и отдохнуть получилось лучше. Методика 12-недельного плана в чем-то пересекается со 100-дневками Армена Петросяна. Для себя я взяла что-то и от туда, и от туда, но деление именно на 12 недель мне оказалось удобнее. В начале 2017 решила перечитать книжку и законспектировать полезные для меня мысли, чтобы при случае обращаться к ним позднее.

Образцы еженедельного плана и других инструментов планирования можно найти на сайте www.12weekyear.com в разделе «Achieve!»

Предновогодняя гонка

Если вы когда-либо сталкивались с «предновогодней гонкой», то знаете, как быстро все стараются закончить проекты и завершить важные дела. Такова природа человека — мы начинаем иначе себя вести, когда приближается дедлайн.

31 декабря — это условная дата, мы сами наделяем ее особыми свойствами. На самом деле дата не так важна: просто есть некоторая точка во времени, когда игра заканчивается и мы объявляем об успехе или поражении.

1 год = 12 недель

Что если бы энергия, сосредоточенность на достижении целей и все положительные изменения сопровождали нас каждую неделю, в течение всего года? Переосмыслим значение слова «год»: теперь он будет длиться не 12 месяцев, а всего 12 недель. Методика 12-недельного года устанавливает новую дату «конца игры». «Короткий год» дает достаточно времени чтобы завершить все запланированное, но сразу видно, если вы ничего не делаете. Мы не тянем время, не занимаемся ненужными делами и сосредоточиваемся только на главном.

12-недельный год позволяет сосредоточиться на неделе, более того, на каждом дне — именно в рамках дня происходит действие. Отложить важные дела «на потом», думая, что до конца года еще далеко — непозволительная роскошь. Эффективная работа не делается ежемесячно, ежеквартально или раз в полгода, она делается ежедневно и даже ежечасно. 12-недельный год даст вам возможность ощутить важность каждого дня.

Если раньше кто-нибудь ставил перед собой амбициозную цель и к III кварталу становилось понятно, что ее невозможно достичь, провал не позволял нормально работать дальше. В 12-недельном году такой настрой исключен. Каждые 12 недель вы начинаете все заново. И если у вас что-то не получилось в прошлом году, соберитесь с силами и начните заново. А если год был хорошим, то вы сможете закрепить ощущение успеха. В любом случае каждые 12 недель вас ожидает новый этап в жизни.

Время на отдых

Как и в конце календарного года, каждые 12 недель вы отдыхаете, отмечаете успехи и «перезагружаетесь». Это может быть трехдневный уик-энд или недельный отпуск — важно, что у вас есть время отдохнуть, собраться с силами и набраться энергии.

Видение и эмоциональная связь

Вы должны четко видеть, что хотите создать

Для эффективной работы необходимо быть уверенным в положительном результате. Не имея достаточной мотивации, люди всегда будут стараться делать то, что у них легко получается, а не то, что на самом деле нужно. Самые важные дела часто сложнее выполнить. Главное, чем придется пожертвовать ради того, чтобы хорошо работать, добиваться поставленных целей и даже достигать большего, — ваш комфорт.

Чтобы показывать лучшие результаты, вы должны разработать мысленную картину будущего, которое намного интереснее, чем настоящее.

Подумайте, чего вы хотите больше всего на свете, и вы сможете превратить это в видение. Чтобы «перейти на следующий уровень», необходимо справиться со страхом, неуверенностью и дискомфортом. И только понимание своего будущего поможет остаться в игре, когда все вокруг станет слишком сложным.

Как справиться со страхом и неуверенностью

Ученые обнаружили, что часть мозга, мозжечковая миндалина (амигдала), обусловливает негативную реакцию при столкновении с неопределенной или рискованной ситуацией. Она необходима человеку, чтобы вовремя почуять опасность и сохранить себе жизнь. К сожалению, когда мы представляем себе будущее, которое сильно отличается от настоящего, то испытываем чувство неопределенности, поскольку не знаем, как создадим будущее своей мечты. А неопределенность — стресс для нашего мозга.

Именно поэтому наш мозг сопротивляется риску. Он пытается уберечь нас от непонятного. Когда мы представляем себе будущее, сильно отличающееся от настоящего, амигдала пытается остановить этот процесс до того, как мы успеем сделать что-то «опасное».

Но есть и хорошая новость: существует другая часть головного мозга, которая называется префронтальной корой и действует совсем иначе. Она положительно реагирует, когда вы анализируете перспективы, и поддерживает интерес, когда вы рисуете образы замечательного будущего. Ученые обнаружили усиление электрических импульсов в префронтальной коре, когда испытуемые представляли себе четкую картину будущего.

Ваши деловые задачи — не самоцель, а только средство.

Слишком часто менеджеры и партнеры компаний планируют успех, но не могут связать задачи с истинным источником энергии, который позволил бы их достичь. Большинство в основном сосредоточено на бизнесе или карьере, но бизнес — только часть вашей жизни.

Недостатки годового планирования

В основе годового плана лежит негласный принцип: впереди еще целый год, хватит времени, чтобы все успеть. В январе кажется, что декабрь очень далеко! Мы тешим себя мыслью, что чуть позже резко улучшим результаты. Через какой-то промежуток времени произойдет чудо, и наша производительность существенно вырастет. Но если мы не можем повысить ее в течение недели, как можно обещать, что будем добиваться этого в течение года?

Отличие 12-недельного плана от квартального

12-недельный план, в отличии от квартального, не является производным от годового. В 12-недельном плане каждая неделя самостоятельна и каждые 12 недель вы встречаете новый год, дающий возможность улучшить результаты. 12-недельное планирование существенно отличается от годового в трех важных аспектах.

1. 12-недельный план более предсказуем
Определить ежедневные действия на 11—12 следующих месяцев практически нереально. Точность прогноза итогов 12-недельного плана намного выше. С большой долей уверенности вы сможете определить, какие действия нужно выполнить в ходе каждой недели.
2. 12-недельный план четко сфокусирован
Большинство годовых планов подразумевает многозадачность. При 12-недельном планировании можно хорошо выполнить несколько задач, а не распыляться попусту. За 12 недель вы сможете закончить три дела, но они будут для вас самыми важными и вы не будете отвлекаться на мелочи.
3. 12-недельный план имеет иную структуру

Структура 12-недельного плана

Цели

Грамотный план должен начинаться с определения конечной цели. В нем не слишком много сложных задач и не слишком мало конкретных деталей, необходимых для их решения.

Цель должна быть для вас достаточно значимой, чтобы ради нее стоило пройти все сложности и не сбиться с верного курса. Подумайте заранее, стоит ли овчинка выделки. Обязательно наступит время, когда вы не захотите выполнять самое важное. Когда вы столкнетесь со сложностями, то вспомните, что были к этому готовы и решили: достижение вашей цели все равно стоит того. Выполняйте то, что нужно, и не поддавайтесь эмоциям . Если вы не преодолеете себя, то не сможете действовать решительно в дальнейшем, а будете постоянно «начинать заново» или совсем перестанете работать над собой. Самодисциплина — главное качество для достижения успеха, и не важно, что вы будете чувствовать в сложных обстоятельствах.

Тактика

Как только вы твердо решили что-то сделать, определите основные действия, которые помогут достичь желаемых результатов. Проще всего разбить 12-недельную цель на части. Тактика — ежедневные действия, ведущие к цели. Она должна быть конкретной, выполнимой, включать даты выполнения задач и распределять ответственность.

Образцы еженедельного плана и других инструментов планирования можно найти на сайте www.12weekyear.com в разделе «Achieve!».

Ежедневные действия

Хотите заглянуть в ваше будущее? Изучите свои действия, они его предскажут. Хотите узнать о своем будущем здоровье? Посмотрите, что вы едите и какую физическую форму поддерживаете. Хотите предсказать дальнейшую семейную жизнь? Посмотрите на ваши отношения с супругом(-ой). Хотите предсказать карьеру или будущий доход? Нет ничего проще — проанализируйте, чем вы занимаетесь каждый рабочий день.

Еженедельный план

Чтобы добиться успеха, необходимо согласовать ежедневные действия с долгосрочными планами, стратегией и тактикой. Еженедельный план — инструмент, который превращает 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он упорядочивает дела, которые необходимо завершить в течение недели. Это как игра, которую нужно пройти за неделю. Это не просто список дел, он включает важные стратегические действия из 12-недельного плана, которые обязательно должны быть выполнены на этой неделе, чтобы вы достигли конечных целей.

В начале каждой недели и каждого дня

Чтобы продуктивно работать с планом, нужно потратить первые 15—20 минут в начале каждой недели на оценку того, что было сделано на предыдущей, и составить план действий на текущую. А в первые 5 минут каждого дня стоит просмотреть еженедельный план, чтобы определить, чем вы будете заниматься сегодня.

Измерение результатов: еженедельный оценочный лист

Каждый раз, когда вы действуете, вы что-то производите, и это «что-то» может быть совсем не тем, чего вы ожидали. Если вы не знаете, что было сделано и какие тактические действия предприняты, изменения в план будут вноситься наобум.

Лучший способ измерить свои действия — работать в соответствии с еженедельным планом (производным от 12-недельного) и оценивать выполненное.
Оценка действий — занятие не для слабонервных. Обязательно возникнут моменты, когда вы не выполните запланированное и ваш оценочный лист будет выглядеть не очень красиво.
Часто люди прекращают работу с планом, потому что у них не хватает смелости посмотреть правде в глаза. Не оценивая своих действий, они начинают отвлекаться на посторонние дела, которые им кажутся «более важными». Все мы время от времени трудимся через силу — это жизнь. Система 12 недель показывает, что вы не действуете, и это неприятно, но нужно для того, чтобы вы раскрыли свой потенциал. Мы называем это производительным напряжением, основанным на дискомфорте.

Производительное напряжение — неприятное ощущение, которое возникает, когда вы не делаете необходимого и знаете об этом. Наша естественная реакция на дискомфорт — избавиться от него. Для этого есть два пути. Простейший — перестать пользоваться методикой, и не замечать очевидных промахов.

Другой путь — использовать производительное напряжение, чтобы ускорить перемены. Люди, которые способны развиваться, воспринимают дискомфорт как импульс для работы над собой.

Распределение времени

Время бесценно, но многие каждый день занимаются тем, что им кажется нужным. Удовлетворяют возникающие потребности, не задумываясь об относительной ценности своих действий. День начинает контролировать вас и мешает правильно распоряжаться своим временем.
Бенджамин Франклин говорил: «Если мы позаботимся о минутах, годы сами о себе позаботятся». Проблема в том, что в течение дня постоянно происходят неожиданные события, и мы тратим на них свои ценные минуты. Попытки сократить эти перерывы обычно неудачны — это чуть ли не сложнее, чем выполнение самих незапланированных дел.
Ключ к успеху в целенаправленном использовании времени — еженедельное распределение времени, посвященного стратегически важным задачам. Методика включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.

Стратегическая часть

Три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не принимаете факсы, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей — не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии . Стратегическая часть позволяет вам сосредоточиться на умственных и творческих действиях для достижения прорыва. Вы, возможно, удивитесь качеству и производительности, которых добьетесь таким путем. Для большинства людей этого времени в течение недели будет достаточно.

Буферная часть

Буферная часть посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на большинство электронных писем и звонков, которые неизбежно появляются в течение рабочего дня. Задача буферной части — выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.

Рекреационная часть

Один из ключевых факторов снижения эффективности — отсутствие свободного времени. Очень часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач — и это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а, наоборот, проводить какое-то время вдали от дел. Не случайно есть поговорка: «От работы кони дохнут». Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать.

В норме рекреационная часть должна занимать как минимум три часа, и в это время вы не работаете. Его следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полными сил и энергии.

Ответственность

«Я выбираю»

Ответственность — не последствия. Это свободный выбор.

Ответственность — осознание того, что у вас всегда есть выбор: в нашей жизни нет слова должен . «Вы должны» значит, что вы не хотите этого делать, но делаете, потому что «так надо».
На самом деле никто никому ничего не должен. Все свои действия мы выбираем сами. Даже когда вы вынуждены подчиняться, у вас все равно имеется выбор, но есть огромное различие между «я выбираю» и «я должен».

Если позиция «должен» означает бремя, отсутствие свободы и как минимум не очень хорошие результаты, то осознание выбора подразумевает совершенно иное развитие событий. Если вы выбираете что-то, то можете приложить все свои силы и добиться успеха. Это абсолютно другое состояние духа. Вы выбираете свои действия, их результаты и последствия.

Ожидание внешних обстоятельств

Все мы привыкли ждать, что улучшения придут извне. Мы ждем подъема экономики, снижения стоимости недвижимости, выпуска нового продукта, более выгодных цену. Мы верим, что «изменение мира» может стать ключом к улучшению наших достижений.
Правда в том, что нельзя контролировать внешние обстоятельства. Единственное, что вы можете контролировать, — собственные мысли и поступки. Но этого достаточно, если (и это очень важно!) вы их полностью контролируете.
По большому счету вы отвечаете только перед собой. И определяете рамки ответственности тоже вы. И чтобы стать успешным, вы должны развивать в себе честность по отношению к себе и смелость самостоятельно мыслить, действовать и получать результаты.

Цените настоящее

Стараясь ничего не пропустить, мы, сами того не желая, пропускаем всё. Наше внимание распыляется на разные дела и разговоры, и, когда мы стараемся сделать много и сразу, у нас мало что получается. Мы ощущаем стресс, выгорание, опустошение, разочарование и разобщенность.
Многие люди настолько ускоряются, что жизнь проходит мимо. Находясь в одном месте, они думают о другом. Но вы только тогда эффективны, когда находитесь только в одном месте — и физически, и в мыслях. Когда живете в настоящем.
В спорте есть термин «находиться в зоне игры». Если вы думаете о том, что происходит сейчас, то мысли становятся четче, решения приходят легче и все задачи решаются проще. В настоящем вы живете легко и красиво. Вы можете наслаждаться жизнью только здесь и сейчас, и никак иначе.
Вы не можете изменить прошлое или действовать в будущем. Текущий момент — «вечное сейчас» — все, что вам доступно. И именно в данный момент вы можете повлиять на то, что случится с вами в будущем. Будущее создается сейчас, и наши мечты воплощаются тоже здесь и сейчас.
Забудем, как вы действовали в прошлом. Не так важно, как вы умеете действовать сейчас. Важно то, что с этого дня вы можете стать успешным, выбирая те действия, необходимость которых осознаете. Стать успешным не так сложно! В конце концов, вы или достигаете успеха здесь и сейчас, или не достигаете никогда. Не соглашайтесь ни на что, кроме той жизни, в которой вы сможете полностью раскрыть свой потенциал. Пообещайте себе, что будете успешными каждый день, и посмотрите, что произойдет в течение совсем небольшого срока — 12 недель.

Я начала использовать todoist после вебинара Макса Черепицы «Инструкция по управлению собой» (мой конспект и заметки тут).

До этого пробовала AnyDo, Wunderlist и кучу других, но ни с одним не подружилась. А вот todoist пошел «на ура». Недавно получила свой productivity report за 2016:

Всего за год отметила 4405 задачек. Не все done, некоторые просто сами отпали. Самым продуктивным был июнь, а единственный за весь год день, когда я выполнила всё намеченное — 27 октября. Больше всего задачек закрыто в 6 утра (ох уж эти ночные марафоны по закрытию хвостов), а откладываю чаще всего не на «завтра», а на «понедельники».

Ctrl + ↓ Ранее